اموزش کار با نرم افزار سی ار ام یکی از موضوعات مهمی است که سازمان ها درگیر آن هستند. زیرا با توسعه روزافزون تکنولوژی و رقابت شدید در میان کسب‌وکارها، مدیریت ارتباط با مشتریان برای سازمان‌ها موضوعی بسیار مهم و حساس شده است.

یکی از ابزارهای قدرتمند و مؤثر در این زمینه، سیستم CRM است. سیستم CRM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مشتریان خود را مرتب، سازمان‌دهی و بهینه‌سازی کنند و درنتیجه ارتباطاتشان با مشتریان را بهبود بخشند.

نرم افزار سی ر ام در یک نگاه

CRM به معنای مدیریت ارتباط با مشتریان است. اما در واقعیت، CRM بیش از یک سیستم مدیریت مشتریان است. می‌توان آن را یک رویکرد جامع برای سازمان‌ها دانست که در آن همه بخش‌ها و فرآیندهای سازمان به‌منظور بهبود رابطه با مشتریان تنظیم می‌شوند.

CRM نه‌تنها بر اطلاعات مشتریان تمرکز دارد، بلکه همچنین به تجربه مشتریان، ارتباطات با آنها و تمام جنبه‌های تعامل با مشتریان توجه می‌کند. این رویکرد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با بهره‌گیری از ابزارها، فرآیندها و استراتژی‌های مناسب، رابطه دائمی و موفق با مشتریان را برقرار کنند.

به‌طورکلی، CRM یک فرهنگ سازمانی است که در آن مشتری در مرکز تمامی تصمیمات و اقدامات سازمان قرار دارد، و تمامی تلاش‌ها به منظور ارائه خدمات بهتر، بهبود تجربه مشتری و ایجاد ارتباط قوی‌تر با مشتریان انجام می‌شود. برای آشنایی با برترین نمونه CRM موجود به بهترین نرم افزار سی آر ام سر بزنید.

راهنمای مقدماتی برای اموزش کار با نرم افزار سی ار ام

اصول مقدماتی اموزش کار با نرم افزار سی ار ام بسیار ساده است. این اصول شامل امکاناتی می‌شود که به‌صورت اولیه در پلتفرم قرار دارند. با یادگیری این بخش‌ها کاربر می‌تواند به‌راحتی از نرم‌افزار استفاده کند. البته راحتی استفاده از نرم‌افزار وابسته به رابط کاربری نرم‌افزار دارد.

• ثبت تمامی اطلاع مشتریان و دسته‌بندی منظم آن‌ها

همان‌طور که بارها اشاره شده است یکی از اصلی‌ترین قابلیت‌های نرم افزار CRM ثبت و ضبط اطلاعات مشتریان، فروشندگان، کارمندان و در واقع هر کسی است که به هر نحوی با سازمان در ارتباط است و اطلاعات آن برای آن اهمیت دارد. باید در سیستم سی آر ام ثبت شود.

بنابراین آموزش این بخش از اهمیت زیادی برخوردار است. در این بخش از نرم‌افزار شما قادر هستید دو نوع مخاطب حقیقی و حقوقی را به ثبت برسانید. در فرآیند ثبت مخاطب کاربران می‌توانند از جزئی‌ترین تا کلی‌ترین اطلاعات مربوط به هر مخاطب را ثبت کنند. با وجود اینکه این بخش فیلدهای زیادی دارد، اما ثبت یک مخاطب تنها با پر کردن فیلدهای الزامی قابل انجام است.

• مدیریت ارجاع و یادآوری‌ها و اتوماسیون گردش کار

این قابلیت برای اختصاص دادن یک مسئولیت به دیگر کاربران استفاده می‌شود. جز این، هر فرد می‌تواند برای خودش نیز وظیفه ثبت کند. این وظیفه‌ها شامل پیگیری‌ها، تماس‌ها و… مربوط به هر مخاطب و یا مسئولیت‌های دیگر مربوط به هر بخش سازمان می‌باشد. روند انجام وظایف ثبت شده توسط فرد ثبت کننده قابل پیگیری است.

به‌طورکلی با استفاده از این امکان نرم‌افزار، گردش‌های کاری سازمان با نظم و ترتیب و بدون اهمال‌کاری و بهانه انجام خواهد شد و روند انجام هرکدام به خوبی مشخص است. همچنین قابلیت ارجاع وظیفه به دیگری، انتقال به زمان دیگر و اعمال وظایف گروهی نیز وجود دارد. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های این نرم‌افزار به مقاله مزایا و قابلیت های نرم افزار CRM سر بزنید.

نحوه تنظیم و پیکربندی نرم افزار CRM برای سازمان خود

تنظیمات نرم افزار سی آر ام از چند بخش مختلف تشکیل می‌شود. نخستین بخش مربوط به کلیات و پیکربندی آن مطابق با نیازهای سازمان است، به طور معمول تنظیمات این بخش را شرکت ارائه دهنده‌ی نرم‌افزار انجام می‌دهد و چهارچوب کلی نرم‌افزار را برای سازمان فعال می‌کند.

بخش دوم مربوط به مدیریت سازمان می‌باشد و تنها ادمین قادر به تغییر آن است. این قسمت شامل تنظیمات مربوط به افزودن و غیرفعال کردن اعضا، تنظیمات نقش اعضا، تنظیمات سطوح دسترسی به ماژول‌ها و گروه مخاطبین مختلف است.

سطح دیگری از تنظیمات نیز  وجود دارد که برای هر کاربر نسبت به بخش‌هایی که می‌تواند با آن‌ها کار کند و سطح دسترسی خود، قابل‌استفاده است. همچنین بخشی برای تنظیم و تغییر پروفایل و اطلاعات شخصی کاربران شامل، تغییر عکس پروفایل، تغییر اطلاعات شخصی، تنظیمات نام کاربری، رمز عبور و … وجود دارد.

برخی از نرم افزارهای سی آر ام نیز دارای امکان شخصی‌سازی ظاهر سیستم مانندتم، رنگ‌بندی، فونت و سایر موارد این‌چنینی می‌باشد.

نحوه گزارش گیری در نرم افزار سی آر ام

از پراستفاده‌ترین بخش‌های سی آر ام ها که بسیار در تشخیص عملکرد، فروش و تحلیل سازمان تأثیر دارد، گزارش‌گیرینرم‌افزار crm می‌باشد. به همین دلیل حتماً باید در اموزش کار با نرم افزار سی ار ام قرار گیرد. این بخش کمک می‌کند که مدیران بر عملکرد کارمندان بخش بازاریابی و فروش نظارت داشته باشند و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را شناسایی کنند. همچنین دارای قابلیت گزارش‌گیری از اطلاعات گروه‌های مختلف مشتریان،  حسابداری، فعالیت کارمندان، تماس‌ها، پیامک‌ها، کالاها و… می‌باشد.

آموزش کار با ابزارهای اختصاصی نرم افزار سی آر ام

هر سازمان با توجه به نیازهایی که دارد، یکسری امکانات خاص و ماژول‌ها را خریداری و فعال می‌کنند. پس باید آن ها در برنامه اموزش کار با نرم افزار سی ار ام خود قرار دهد. در اینجا مواردی از مهم‌ترین و پراستفاده‌ترین ماژول‌های نرم افزار سی آر ام را توضیح می‌دهیم:

• ماژول حسابداری

این امکان با قابلیت‌های کاربردی که دارد برای بسیاری از سازمان‌هایی که به طور جداگانه نرم‌افزار حسابداری ندارند مناسب است. هرچند که برای مواردی که شرکت از پیش دارای نرم افزار حسابداری است نیز امکان اتصال به آن وجود دارد.

ماژول حسابداری دارای امکانات مختلفی همچون: تنظیم و صدور پیش فاکتور و فاکتور، مدیریت حساب‌ها، مدیریت انبارها و مدیریت کالاها می‌باشد.

• مرکز تماس

یکی از کاربردی‌ترین ماژول‌های نرم افزار سی آر ام مرکز تماس است. این بخش با اتصال به تلفن یا voip تمامی تماس‌های ورودی و خروجی به سازمان را کنترل و نظارت می‌کند.

زمانی که شخصی با شرکت تماس می‌گیرد. تمامی اطلاعات او بر روی صفحه مانیتور نمایش داده می‌شود(در صورت اینکه از پیش ثبت شده باشد). اگر شماره‌ای ثبت نشده نیز تماس بگیرد، بلافاصله پس از تماس یا در حین تماس کاربر اطلاعات وی را ثبت خواهد کرد.

این قابلیت همچنین مدیران را قادر می‌سازند که بر مقدار تماس ورودی و خروجی هر شخص نظارت داشته باشند.

• اتوماسیون اداری

این ماژول در سازمان‌هایی که فرآیندها و گردش‌های اداری بسیاری دارند، بسیار پرکاربرد است. با بهره‌گیری از این امکان بسیاری از کاغذبازی‌های سازمان حذف شده. همچنین کارهای اداری به‌صورت خودکار به کارمند مربوطه انتقال داده می‌شوند.

علاوه بر این، برای درخواست‌های اداری که نیاز به تائید چندین نفر نیاز است، امکان طراحی گردش کاری وجود دارد که درخواست به‌طور خودکار به کارمند بعدی منتقل شود. یادگیری این بخش برای کارمندان اداری سازمان بسیار بسیار مهم است.

نحوه اموزش کار با نرم افزار سی ار ام

پکیج‌های مختلف نرم افزارCRM انواع مختلف اموزش کار با نرم افزار سی ار ام را دارند. سازمان‌ها باید بر اساس نیازها و بودجه خود نوع آموزش خود را تهیه کنند:

آموزش از طریق ویدئو و جزوه

در این روش ویدئوها و جزوه‌های تهیه شده توسط شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار برای سازمان ارسال می‌شود. واضح است که در این صورت نیاز است مدیریت سازمان خود، آموزش کارمندان را مدیریت کرده و از یادگیری کامل آن‌ها اطمینان پیدا کند.

آموزش‌های مجازی

این آموزش‌ها از طریق پلتفرم‌های مختلف ارائه می‌شود و برای شرکت‌هایی که مشکل مسافت و دوری از شرکت سی آر ام مربوطه را دارند بسیار مناسب است.

کیفیت این آموزش‌ها معمولاً بالا بوده و جلسات پرسش و پاسخ انجام می‌شود. اما به دلیل برگزاری بر بستر اینترنت و ناپایدار بودن وضعیت آن بهتر است که، این آموزش‌ها برای یک شخص صورت بگیرد و بعد آموزش تمام کارمندان توسط خود سازمان مدیریت شود.

آموزش حضوری

این روش آموزش طی یک یا چند جلسه توسط مدرسین شرکت به‌صورت گروهی یا انفرادی انجام می‌شود.

تاثیر اموزش صحیح کار با نرم افزار سی ار ام بر کارآمدی آن

اموزش کار با نرم افزار سی ار ام به صورت صحیح و کارآمد تاثیر بسزایی در کارآمدی این پلتفرم دارد. با ارائه آموزش مناسب به کاربران، آن‌ها می توانند به طور صحیح از ابزارها و قابلیت‌های CRM استفاده کنند و عملکرد سیستم را بهبود بخشند.

آموزش صحیح CRM شامل آشنایی با اصول اساسی مدیریت ارتباط با مشتریان، نحوه استفاده از آن، فرآیندهای مربوط به مدیریت ارتباط با مشتریان و نکات مهم مرتبط با دیگر قابلیت های سی آر ام است. با ارائه این آموزش، اعضا توانایی یافتن بهینه‌ترین روش‌ها و تکنیک‌ها را برای بهبود ارتباط با مشتریان، مدیریت اطلاعات مشتری و ارائه خدمات بهتر را به دست می آورند.

همچنین، اموزش کار با نرم افزار سی ار ام به طور دقیق و مناس به کاربران امکان می‌دهد تا به مهارت‌های لازم برای تحلیل داده‌های مشتری، پیش‌بینی نیازهای آینده و ارائه راهکارهای مناسب برای بهبود رابطه با مشتریان دست یابند. آموزش درک عمیق تری از ارتباطات مشتری و ارزشیابی رابطه با مشتریان به کاربران می‌دهد و امکان بهبود استراتژی‌های فروش و بازاریابی را فراهم می‌سازد. در نتیجه، آموزش صحیح باعث افزایش کارآمدی سیستم CRM و بهبود عملکرد کلی آن می‌شود.

برای دریافت مشاوره می‌توانید با کارشناسان ما در رزبان تماس حاصل نمایید. همچنین می‌توانید به راهنمای خرید نرم‌افزار سی آر ام مراجعه کنید.